並べ替えの単位は行か列か、並べ替えの順序は昇順か降順か、大文字と小文字を区別するかしないかなど、さまざまな指定が可能です。
(行単位の並べ替えを行うと、列の並びはそのままで、行の並びが変更されます。一方、列単位の並び替えを行うと、行の並びはそのままで、行の並びが変更されます)
また、ユーザー自身が並び替えの順番を指定することもできます。
たとえば、営業地区名をもとに行の並び替えを行う場合、漢字コード順ではなく、あらかじめ定義した順番（たとえば北地区、南地区、東地区、西地区の順）で行を並び替えることもできます。
サンプル
リストの並べ替えを行うには、リスト中のセルを１つ選択し、「データ」「並べ替え」を選択します。
Ｅｘｃｅｌはリストに見出しが含まれているかどうかを判断し、リストの見出しを除く部分を選択してから「並べ替え」ダイアログボックスを表示します。
まず、「最優先されるキー」ドロップダウンリストボックスに、並び替えのキー「読み仮名」にし、リストを昇順に並び替える場合は「昇順」オプションボタンを選択し、降順に並び替える場合は、「降順」オプションボタンを選択してください。
「範囲の先頭行」グループで「タイトル行」オプションボタンが選択されていることを確認したら、「ＯＫ」ボタンを押します。
下に、並べ替え後のリストを示します。
「タイトル行」オプションが選択されているため、列見出しが入力されている先頭行は並べ替えの対象から外され、並べ替えの実行後もリストの最上部に表示されています。
並べ替えの結果はすぐに確認できます。また並べ替えの結果を取り消したい場合は、「編集」「元に戻す並べ替え」コマンドによって、並べ替えの結果を取り消すこともできます。
ただし、「元に戻す 並べ替え」コマンドは、並べ替えの直後にしか選択できません。
何度か並べ替えを繰り返すと、リストをもとの状態に戻せなくなってしまいます。こうした問題は、行番号用の列を作成しておくことで対応できます。
まず、リストに新規の列を追加し、そこに連続する番号を入力してください。あとは、この行番号の列を対象に並べ替えを実行することで、いつでもリストの状態を元に戻すことができるようになります。