下のシートを例に、「集計」コマンドの機能および使い方を説明します。
このリストには、注文日、社員名、読み仮名、製品名、分類、単価、数量、金額の８つの列が含まれ、注文日データをもとに並び替えられています。

それでは次に、分類ごとにどれくらいの金額を販売したかを集計してみましょう。
１　”分類”列のセルを１つ選択し、「データ」「並べ替え」を選択し、”分類”を基準にリストの並べ替えを行う。
２　「データ」「集計」を選択する。
３　「集計の設定」ダイアログボックスに次の情報を指定する。

４　「現在の集計表と置き換える」チェックボックスと「集計行をデータの下に挿入する」チェツクボックスがオンになっていることを確認し、「ＯＫ」ボタンをクリックする。

「集計の設定」ダイアログボックスの各オプションの意味は次のとおり。
・同じ項目名が含まれるごとに集計行を作成ます。
・ＳＵＭ関数を使った数式は、”金額”列に挿入します。（各グループごとの金額を集計します）
・グループごとの小計は、各グループの最終行の次に挿入し、リスト全体の総計は、リストの最終行の次に挿入します。

このリストには、集計行が挿入されただけではなく、同時にアウトラインも設定されています。
このアウトラインを使って、次の操作が可能です。
・１番目のレベル記号をクリックすることで、リストの総計行のみを表示できます。
・２番目のレベル記号をクリックすることで、各グループの小計行とリストの総計行のみを表示できます。
・３番目のレベル記号をクリックすることで、リストの全ての行（詳細行と集計行）を表示できます。

アウトラインを利用することで、小計の値をもとにリストを並べ替えることも可能です。
たとえば、合計金額の一番多い項目が最上部にくるように、リストを並び替えるには、次の手順に従ってください。
１　２番目のレベル記号をクリックし、リストに小計行と総計行のみを表示する。
２　”折りたたまれた”状態のリストを、”金額”列の値の降順に並べ替える。
並べ替えの結果、全ての詳細行は、その集計行とともに移動されます。
 

グループごとの小計のみを印刷したい場合などには、「データ」「集計」を選択して「集計の設定」ダイアログボックスの「グループごとに改ページを挿入する」オプションが便利です。このチェックボックスをオンにすると、リストの各グループは、異なるページに印刷されます。

集計リストには、各分類の金額の合計を求めるだけでなく、平均を求める行も挿入されています。
リストに対して、さらに同じ”分類”列の平均を求めるための集計行を追加するには、「データ」「集計」を選択して「集計の設定」ダイアログボックスの「集計の方法」ドロップダウンリストボックスから”平均”を選択し、「現在の集計表と置き換える」チェックボックスをオフにします。
この結果、リストにすでに挿入されている集計行を解除することなく、新しい集計行を追加できます。

 

自動集計とアウトラインを削除するには、「データ」「集計」を選択して「集計の設定」ダイアログボックスを表示し、「全て削除」ボタンをクリックします。
また、現在、リストに挿入されている自動集計を、ほかの自動集計に置き換えるには、「データ」「集計」を選択して「集計の設定」ダイアログボックスの「現在の集計表と置き換える」チェックボックスをオンにしてください。